Tại sao không một lần thử 'Monotasking'?
Trong một thế giới liên tục lôi kéo sự chú ý của chúng ta đi nhiều hướng, khả năng tập trung vào một việc duy nhất, hay 'monotasking', đang trở thành một kỹ năng cần phải được bảo vệ.
Sự tập trung không hẳn là điều tự nhiên đến với con người.
Victor Hugo nổi tiếng với giai thoại khóa tủ quần áo khi viết Nhà thờ Đức Bà Paris, để không thể thay đồ mà ra ngoài và buộc mình ở lại với bản thảo. Với Marcel Proust thì lót phòng ngủ bằng bần để giảm tiếng ồn trong những năm miệt mài viết Đi tìm thời gian đã mất. Còn Maya Angelou thì thường thuê phòng khách sạn để viết và yêu cầu bỏ hết tranh ảnh trên tường, xem đó như một cách làm trống không gian sáng tác...
Những cách làm này nghe có vẻ cực đoan, nhưng chúng chạm đúng vào một sự thật: con người vốn không sinh ra để tập trung lâu vào những thứ trừu tượng. Não bộ của chúng ta tiến hóa để chú ý đến âm thanh, chuyển động và những dấu hiệu mới trong môi trường xung quanh. Vì vậy, việc ngồi nhiều giờ với chữ, số, ý tưởng hay bản thảo luôn là một thử thách không hề tự nhiên.
Chúng ta đang đổi việc quá nhiều, quá nhanh
Nhà tâm lý học Gloria Mark tại Đại học California, Irvine đã dành nhiều năm nghiên cứu cách người lao động trí óc sử dụng sự chú ý trong ngày làm việc.
Thời kỳ đầu, bà theo sát nhân viên văn phòng với đồng hồ bấm giờ và ghi lại hoạt động của họ. Kết quả vào năm 2004 cho thấy, một người lao động điển hình đổi nhiệm vụ trung bình khoảng 3 phút một lần.
Hai thập niên sau, khi nghiên cứu hoạt động làm việc tại các tổ chức lớn như Microsoft bằng camera và phần mềm theo dõi hoạt động máy tính, Mark phát hiện tốc độ chuyển đổi nhiệm vụ ngày càng tăng. Năm 2012, nhân viên văn phòng đổi việc sau khoảng 75 giây. Đến năm 2022, con số này chỉ còn khoảng 45 giây.
Điều này có nghĩa là chúng ta gần như không còn làm việc theo từng khối tập trung dài. Vừa viết vài dòng, ta kiểm tra tin nhắn. Vừa đọc tài liệu, ta lại liếc qua email. Vừa họp xong, ta lập tức chuyển sang một 'task' khác trong khi còn chưa kịp thật sự xử lý điều vừa nghe.
Nhiều người gọi đó là đa nhiệm, hay 'multitasking'. Nhưng ở một góc độ nào đó, đa nhiệm thường chỉ là tự làm mình phân tâm với tốc độ cao. Mỗi lần đổi việc, não phải thay “luật chơi” trong đầu. Dù hai việc có vẻ liên quan, việc chuyển qua chuyển lại vẫn khiến ta mất thời gian, mất năng lượng và làm kém hiệu quả hơn.
Đa nhiệm chưa chắc giúp giỏi hơn, nhưng chắc chắn làm mệt hơn
Các nghiên cứu cho thấy, càng đổi sự chú ý nhiều, năng suất cuối ngày càng giảm. Điều này rất dễ thấy trong công việc hằng ngày. Một người có thể ngồi trước máy tính 8 tiếng nhưng cuối ngày vẫn thấy mình chưa thật sự xong việc gì quan trọng.
Đa nhiệm cũng làm tăng nguy cơ sai sót trong những lĩnh vực cần độ chính xác cao. Bác sĩ cấp cứu khi phải xử lý nhiều việc cùng lúc dễ mắc lỗi hơn trong kê đơn thuốc. Phi công khi bị phân tán chú ý cũng có nguy cơ mắc sai sót cao hơn trong thao tác bay. Nói cách khác, cái giá của việc mất tập trung không chỉ là cảm giác mệt, mà đôi khi còn là hậu quả rất thật.
Nhà đầu tư Charlie Munger từng nói rằng, khi thấy ai đó làm quá 3 việc cùng lúc, ông nghĩ đó là một cách tư duy rất tệ. Câu nói này nghe hơi phũ, nhưng không phải vô lý. Những công việc quan trọng nhất thường cần một tâm trí đủ yên để nhìn thấy vấn đề rõ ràng.
Điều đáng sợ là ta rất dễ 'nghiện' sự phân tâm
Một điểm đáng chú ý là con người có thể quen với một mức độ gián đoạn nhất định. Nếu mỗi ngày ta bị thông báo, email và tin nhắn chen ngang liên tục, não sẽ dần xem đó là nhịp bình thường. Ngay cả khi không còn thông báo bên ngoài, ta vẫn có thể tự ngắt mình để duy trì cảm giác quen thuộc ấy.
Đó là lý do chỉ cần chiếc điện thoại nằm trên bàn, trong túi hoặc gần tầm mắt cũng có thể làm giảm hiệu suất tư duy, ngay cả khi nó đã tắt. Não vẫn biết thiết bị đó đang ở đó. Một phần sự chú ý của ta vẫn bị giữ lại bởi khả năng “có gì đó đang chờ mình kiểm tra”.
Có lúc ta không thật sự cần mở điện thoại, nhưng tay vẫn tự động với lấy. Có lúc ta không mong tin nhắn nào quan trọng, nhưng vẫn thấy khó chịu nếu không kiểm tra.
Sự phân tâm vì vậy không chỉ đến từ công nghệ. Nó còn đến từ thói quen mà công nghệ đã âm thầm huấn luyện trong ta. Khi đã quen với việc bị kéo đi liên tục, tập trung trở lại trở thành một việc phải luyện tập chứ không còn là trạng thái mặc định.
Những giới hạn đôi khi giúp ta làm việc lành mạnh hơn
Trong nghiên cứu của Gloria Markcon, bà còn cho rằng, con người chuyển sự chú ý giữa các thiết bị càng nhanh thì mức độ căng thẳng càng cao. Một số thí nghiệm khác cũng cho thấy đa nhiệm có thể làm tăng huyết áp và ảnh hưởng đến hoạt động của hệ miễn dịch.
Điều này không có nghĩa ta, nên mong mình bị bệnh, bị thương hay rơi vào hoàn cảnh khó khăn để học cách tập trung. Không ai nên phải trải qua những điều đó chỉ để làm việc hiệu quả hơn. Nhưng những giới hạn bất đắc dĩ đôi khi lại làm lộ ra một sự thật: ta có thể sống và làm việc lành mạnh hơn nếu bớt tự kéo mình đi quá nhiều hướng.
Trong một thế giới luôn chạy nhanh, khả năng tạo ra không gian để nghĩ sâu là điều cần được chủ động thiết kế. Ta không thể chờ sự yên tĩnh tự xuất hiện. Ta phải đặt ra giới hạn, chọn nhịp làm việc và bảo vệ sự chú ý của mình khỏi những thứ không thật sự cần thiết.
Sự chú ý là thứ 'tài nguyên khan hiếm'
Herbert Simon, nhà khoa học máy tính, nhà tâm lý học và nhà kinh tế học từng đoạt giải Nobel, dành phần lớn sự nghiệp để nghiên cứu cách con người ra quyết định. Ông cho rằng, chúng ta hiếm khi có đầy đủ thông tin về mọi lựa chọn và mọi hậu quả. Vì vậy, con người thường không chọn phương án tốt nhất tuyệt đối, mà chọn phương án “đủ tốt” trong một nhóm lựa chọn có giới hạn.
Simon cũng sống đúng với tư duy đó. Ông không lãng phí năng lượng cho những quyết định nhỏ mỗi ngày. Ông chỉ dùng một kiểu tất, ăn cùng một bữa sáng quen thuộc và sống trong cùng một căn nhà suốt 46 năm. Nếu chỉ nhìn qua, có thể ai đó nghĩ đây là một lối sống thiếu tham vọng, nhưng thật khó nói vậy với một người từng đoạt giải Nobel.
Điểm quan trọng ở đây là Simon hiểu sự chú ý có giới hạn. Công nghệ có thể đưa đến cho ta ngày càng nhiều thông tin, nhưng khả năng chú ý của con người không tăng theo cùng tốc độ. Nếu cứ tin rằng càng nhiều thông tin càng tốt, ta dễ quên mất câu hỏi quan trọng hơn: mình còn đủ sự chú ý để xử lý chúng không?
Nếu xem sự chú ý là tài nguyên khan hiếm, ta sẽ làm việc rất khác. Ta sẽ không kiểm tra email 77 lần mỗi ngày, như mức trung bình trong một nghiên cứu của Gloria Mark. Ta cũng sẽ không để mỗi thông báo nhỏ có quyền quyết định nhịp suy nghĩ của mình.
Bắt đầu ngày làm việc bằng cách không giống ai
Đây là một ví dụ, không khuyến khích bạn chuyển đổi ngay.
David Epstein, cây bút của tờ The Alantic, có một phương pháp rất 'kỳ lạ'. Sở dĩ nói kỳ lạ là vì chắc chắn mọi người xung quanh bạn có thể sẽ không thích việc này.
Việc đầu tiên của một ngày làm việc rất đơn giản: không mở email ngay khi bắt đầu ngày mới. Với ông, email là cánh cửa dẫn thẳng vào đa nhiệm.
Điều này rất dễ hiểu. Khi mở hộp thư, ta lập tức nhìn thấy yêu cầu của người khác, việc chưa xong, lời nhắc, phản hồi, lịch họp và hàng loạt vấn đề nhỏ đang chờ xử lý. Dù chưa trả lời hết, chúng vẫn bám lại trong đầu như một lớp “cặn chú ý”, khiến ta khó quay lại công việc quan trọng nhất với toàn bộ tâm trí.
Một thay đổi khác đó là, viết danh sách việc cần làm ngắn hơn. Giờ đây, ông bắt đầu ngày mới bằng một nhiệm vụ duy nhất. Nếu hoàn thành nhiệm vụ ấy, ngày hôm đó đã được xem là có ý nghĩa. Cách làm này nghe có vẻ khiêm tốn, nhưng lại giúp tâm trí bớt hoảng và dễ đi sâu vào điều thật sự quan trọng.
Muốn ít xao nhãng hơn, thì phải giảm cả xao nhãng bên ngoài lẫn bên trong
Ta có thể bắt đầu bằng cách tập dùng chế độ tập trung trên điện thoại. Nếu muốn nâng cấp hơn, hãy tắt điện thoại khi làm việc và để nó ở phòng khác.
Tất nhiên, không phải ai cũng có thể tắt điện thoại và để ở phòng khác. Y tá không thể bỏ qua tín hiệu gọi. Giáo viên không thể đóng cửa mặc kệ học sinh. Nhưng trong hầu hết công việc, vẫn có nhiều lần chuyển đổi chú ý không đến từ yêu cầu bắt buộc, mà chỉ đến từ thói quen. Chỉ cần giảm một phần nhỏ các lần chuyển đổi ấy, hiệu quả và mức độ căng thẳng đã có thể thay đổi đáng kể.
Một ý tưởng khác, khi đang làm việc mà chợt bật nhớ ra những việc khác cần làm, hãy bình tĩnh lại và thử lấy sổ tay rồi viết nó xuống. Khi viết ra, ta như trút được 'đống' nhởn nhơ đó trong đầu, đôi khi nó liên tục bật ra trong đầu là vì ta sợ quên.
Deadline có thể cứu ta, nhưng cũng có thể phá ta
Một trong những cách quen thuộc nhất để ép tâm trí tập trung đó là deadline. Kiến trúc sư Frank Lloyd Wright từng trì hoãn thiết kế Fallingwater suốt nhiều tháng, rồi phác thảo kiệt tác này chỉ trong vài giờ khi khách hàng báo rằng ông sắp đến thăm. Nhạc sĩ Duke Ellington cũng từng nói đại ý rằng ông không cần thêm thời gian, ông cần một hạn chót.
Deadline là một dạng cam kết tự thân. Nó buộc ta đóng bớt lựa chọn, ngừng vòng vo và tập trung vào việc phải làm. Khi được dùng đúng cách, deadline có thể kéo ta vào trạng thái làm việc rất sắc bén.
Nhưng deadline cũng có mặt trái. Nếu phản ứng của ta trước áp lực thời gian là vội vàng làm nhiều việc cùng lúc, deadline sẽ phá hỏng suy nghĩ. Ta có thể hoàn thành một thứ gì đó, nhưng chất lượng dễ giảm và mức căng thẳng tăng mạnh.
Vì vậy, điều quan trọng không chỉ là có deadline, mà là cách ta dùng deadline. Nó nên giúp ta làm một việc thật sâu, không phải khiến ta hoảng loạn và nhảy qua lại giữa nhiều việc. Nói cách khác, deadline tốt là deadline đẩy ta vào monotasking, không phải multitasking.
Sáng tạo không đến từ vô hạn, mà từ những ranh giới rõ ràng
Điều làm nên năng suất bền bỉ không phải là phép màu xuất hiện mỗi ngày. Đó là không gian được bảo vệ, nhịp làm việc đều đặn và kỷ luật rõ ràng.
Cảm hứng thì có thể đến bất ngờ, nhưng nó cũng cần một nơi để ở lại.
Đây có lẽ là bài học lớn nhất của 'monotasking'. Trong một thời đại luôn ca ngợi sự linh hoạt, kết nối và phản hồi tức thì, đôi khi điều ta cần lại là đóng bớt cửa. Không phải để tách mình khỏi thế giới, mà để có đủ yên tĩnh làm điều quan trọng cho ra hồn.
Làm một việc tại một thời điểm nghe có vẻ đơn giản, thậm chí hơi cũ. Nhưng trong bối cảnh sự chú ý bị xé nhỏ từng phút, đó có thể là một lựa chọn rất cấp tiến. Bởi câu chuyện thật sự của sáng tạo và hiệu quả không nằm ở việc ta mở được bao nhiêu cánh cửa cùng lúc, mà nằm ở việc ta dám giữ lại những ranh giới nào.
